Qué es un sistema de gestión y cuál conviene en Argentina

Qué es un sistema de gestión (y cuál conviene según tu empresa)

Un sistema de gestión es un software que centraliza las operaciones de una empresa —facturación, stock, cobranzas, contabilidad, clientes— en una sola base de datos, para que cada dato se cargue una vez y esté disponible en todos lados. En Argentina se lo llama también ERP o software de gestión: son el mismo tipo de producto.

La pregunta detrás de «qué es un sistema de gestión» casi nunca es teórica. Aparece cuando la empresa llegó a un punto en el que el Excel dejó de alcanzar: la facturación va por un lado, el stock por otro, las cobranzas las lleva alguien de memoria, y nadie puede decir con certeza cuánto se ganó el mes pasado.

Esta guía responde qué es, en qué se diferencia de un CRM, cuándo conviene y cuándo no, y qué mirar antes de elegir uno en Argentina.

¿Qué hace exactamente un sistema de gestión?

Centraliza en un solo lugar los procesos administrativos de la empresa. Los módulos más comunes son facturación electrónica, stock, compras, cobranzas y pagos, contabilidad, y reportes. La diferencia con tener varias herramientas sueltas es que el dato se carga una vez: al facturar, el stock baja y el asiento contable se genera solo.

Ese «se carga una vez» es el punto entero. Una empresa con planilla de facturación, planilla de stock y carpeta de remitos no tiene tres problemas: tiene un problema de datos que no se hablan entre sí, y lo paga en horas de alguien reconciliando a fin de mes.

¿Qué diferencia hay entre un sistema de gestión, un ERP y un CRM?

Sistema de gestión y ERP son lo mismo: ERP (Enterprise Resource Planning) es el término técnico y en inglés, «sistema de gestión» el que se usa en Argentina. Un CRM es distinto: gestiona la relación con clientes y prospectos —el embudo de ventas—, mientras que el ERP gestiona la operación una vez que la venta se cerró.

La forma corta de recordarlo: el CRM se ocupa de conseguir el cliente, el ERP de facturarle, entregarle y cobrarle. Muchas empresas necesitan los dos, y ahí aparece el problema de que no se hablen.

«cómo funciona un CRM»   →    

¿Cuándo conviene implementar uno?

Hay cuatro señales bastante confiables:

• Alguien dedica más de medio día por mes a cruzar planillas para cerrar el período.
• No podés responder «cuánto facturamos este mes» sin abrir tres archivos.
• El stock del sistema y el stock del depósito no coinciden, y nadie sabe desde cuándo.
• Se factura a mano en la web de ARCA, una por una.

Y una señal inversa, igual de importante: si sos monotributista y facturás veinte veces por mes, un sistema de gestión es sobreingeniería. Un facturador electrónico simple te resuelve el problema por una fracción del costo.

¿Cuándo NO conviene? 

No conviene si la empresa factura pocas veces al mes, si no hay nadie que pueda dedicarle tiempo a la implementación, o si el problema real es de procesos y no de herramientas. Un sistema de gestión amplifica el orden que ya existe: no lo crea.

Esta última es la que más caro sale. Si los procesos no están definidos, implementar un sistema los congela como están —desprolijos— y encima con un costo mensual encima.

El ERP de Pexio se encuentra en funcionamiento actualmente en más de 50 clientes. La mayoría de los problemas que resuelve tienen que ver con implementación de tecnología a empresas sin experiencia en esa área mediante la solución implementada de puntos de venta, conexión con ARCA, control de inventario y stock, traspaso de mercaderías entre dos o más depósitos con gestión desde un único panel y trazabilidad de la operatoria. La caída de clientes, si existe de vez en cuanto, no se debe específicamente a errores de sistema o falta de customización, sino a que los negocios aún no requieren un nivel de orden y automatización debido a sus volúmenes de venta, lo cuál hace que puedan manejarlo por fuera del sistema que se provee. Sin embargo, en cuanto ese volúmen escala y las operatorias requieren mayor control, surge nuevamente la necesidad de contratar el sistema de gestión.

¿Qué mirar antes de elegir uno en Argentina?

Cinco cosas, en orden de importancia:

1. Facturación electrónica homologada con ARCA

Sin esto no hay sistema de gestión que sirva en Argentina. Verificá que emita todos los tipos de comprobante que usás, no solo factura A y B.

2. Quién hace la migración de datos

Es la parte que se subestima siempre. Preguntá específicamente si migran datos históricos y si eso tiene costo aparte.

3. Si el precio es por usuario o por empresa

Cambia todo cuando el equipo crece. Un sistema barato por usuario puede salir más caro que uno con precio plano a los seis meses.

4. Qué pasa con tus datos si te vas

Pedí por escrito en qué formato podés exportar todo. La respuesta te dice mucho sobre el proveedor.

5. Soporte en tu huso horario y en tu idioma

Suena menor hasta que se cae la facturación un viernes a las 18.

«qué incluye el sistema de gestión de Pexio»  

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un sistema de gestión en Argentina?

Depende el proveedor:

Tango ofrece plan básico desde $731.000 + IVA / mes

Xubio ofrece desde $123.000 hasta $375.000 / mes

Colppy ofrece desde $128.000 a $310.000 / mes

Pexio ofrece un precio único de $119.000 / mes con onboarding gratuito incluído. Ofrece además posibilidad de customización a medida del cliente.

¿Sistema de gestión y ERP son lo mismo?

Sí. ERP es la sigla en inglés de Enterprise Resource Planning; «sistema de gestión» es como se le dice en Argentina. Describen el mismo tipo de producto.

¿Sirve para una empresa de servicios o es solo para comercios?

Sirve para las dos, pero los módulos que importan cambian: un comercio vive del stock, una empresa de servicios de las horas, los proyectos y la facturación recurrente. Conviene elegir uno pensado para tu caso.

¿Puedo usar un sistema de gestión siendo monotributista?

Podés, pero rara vez conviene. Si facturás poco, un facturador electrónico simple resuelve el problema a mucho menor costo.

¿Cuánto tarda una implementación?

La implementación suele tardar entre 10 y 15 días en caso de no requerir customización del sistema a medida. En caso contrario, depende de los requerimientos del cliente.